Bli utstiller

Ønsker du bli utstiller under SMAK nordnorsk matfestival 2017? Fyll ut skjemaet under!

I 2016 hadde SMAK nordnorsk matfestival 54 utstillere og nesten 70 000 besøkende. Samlet rapportert omsetning var på nesten 3 millioner kroner. Hvert år setter vi stor fokus på å ha et innholdsrikt program med mange aktiviteter for barn, unge og voksne.

Her er en oversikt over utstillere i 2017.

Som utstiller kan du

  • presentere, markedsføre og selge produktene dine
  • få løftet produktene dine gjennom mange aktiviteter
  • utvikle nettverk og samarbeid
  • delta på aktiviteter for utstillere
  • få sterkt rabattert overnatting på våre samarbeidshotell under hele festivalen

Vi ønsker at du presenterer

  • produkter og retter som bygger på lokale råvarer, matspesialiteter og/eller mattradisjoner
  • lokal mat, drikke og råvarer av høy kvalitet
  • en frodig og innbydende stand
  • aktiviteter og matopplevelser
  • rene informasjonsstand er ikke tillatt
  • vi oppfordrer på det sterkeste til produsent- og regionsamarbeid, og vise fram din region som et attraktivt reisemål med matopplevelser

Alle priser er eks. mva. Etterbestilling av materiell og installasjoner etter 1. september gir et pristillegg på 20%.

Faktura på deltakeravgift sendes ved påmelding. Faktura på standplass og strøm sendes sammen med plassbekreftelsen. Faktura har 10 dagers betalingsfrist. Dersom faktura ikke er betalt til rett tid, vil kunden bli belastet med 8,75 % rente pr. påbegynt måned. Garanti for disponibel stand bortfaller ved for sen betaling. Ønsker du å få sendt faktura per post, tilkommer et administrasjonsgebyr på 75 kroner.

  1. Alle som serverer eller selger matprodukter på SMAK nordnorsk matfestival må registrere seg og betale deltakeravgift. Deltakere blir profilert i program, på arenaen, i magasin og i ulike medier.
  2. Faktura på deltakeravgift sendes/mottas rett etter at søknaden er registrert. Søknaden er bindende. Hvis søknaden avslås av arrangør refunderes deltakeravgiften. Deltakeravgiften refunderes ikke ved avbestilling ved søker. Stand og utstyr faktureres i juni og må betales innen fristen. Dersom faktura ikke er betalt til rett tid, vil kunden bli belastet med 8,75 % rente pr. påbegynt måned. Faktura sendes på e-post, ønsker du å få sendt faktura per post, tilkommer et administrasjonsgebyr på 75 kroner.
  3. Betalingsbetingelser: Hvis utstiller trekker seg eller mister stand pga. manglende innbetaling innen fristen, betaler utstiller 50 % av den totale prisen for leie av stand og utstyr. Hvis utstiller trekker sin påmelding etter 31.06.2016 betaler utstilleren 100 % av den totale leien.
  4. Hvis SMAK nordnorsk matfestival på grunn av force majeure, uforutsette forhold, brann, flom eller lignende ikke kan avvikles, krediteres 50% av den totale leien. Hvis SMAK Nordnorsk Matfestival må avlyses på grunn av for liten påmelding refunderes alle innbetalte beløp.
  5. Der flere produsenter har samarbeid om felles stand, betaler alle deltakerne deltakeravgift. Samarbeidet må ha en koordinator som bestiller felles løsninger. Koordinatoren blir da fakturamottaker for fellesarealet med bestilte installasjoner.
  6. Framleie av stand er ikke tillatt.
  7. Bruk av egne telt på festivalen tillates ikke.
  8. Alle utstillere må ha nødvendige tillatelser fra Mattilsynet. Virksomheten må være meldt og registrert (godkjent) av lokalt mattilsyn.
  9. I søknaden må utstiller oppgi en oversikt over hvilke produkter/råvarer som presenteres på standen. SMAK nordnorsk matfestival melder dette videre til Mattilsynet i en felles søknad for midlertidig frambud av matvarer.
  10. Arrangøren ønsker at festivalen skal presentere et bredt varespekter og har den endelige avgjørelsen for utvelging av deltakere og fordeling av plassene. Arrangøren har anledning til å avvise produkter og evt. justere det areal det er søkt om.
  11. Skilt og reklame skal holde seg innenfor de tildelte områdene, dvs. inne i eget telt. Smaksprøver og reklamemateriell må kun selges/utdeles fra egen bod. Arrangøren forbeholder seg retten til å fjerne uønsket reklame.
  12. Utstiller må selv sørge for montering, demontering og transport av egne varer samt P-plass til egne kjøretøyer hvis det er nødvendig. Parkering av kjøretøy, tilhengere ol er ikke tillatt innenfor festivalområdet. Arrangøren kan uten videre advarsel taue vekk kjøretøy som er hensatt i festivalområdet. Tilkjøring og annen transport skal gjøres i henhold til angitt tid.
  13. Utstiller må selv sørge for at det er ryddig både inne i og utenfor egen utstillingsplass. Søppel skal umiddelbart fjernes og tømmes i anvist container.
  14. Utstiller er ansvarlig for skadene som påføres telt og annet leid utstyr. Dette erstattes på utstillers bekostning.
  15. Alt teknisk utstyr skal være godkjent. Skadet eller ikke godkjent utstyr skal umiddelbart fjernes fra området. Arrangøren forbeholder seg retten til uten videre begrunnelse, å fjerne teknisk utstyr som kan utgjøre en fare for publikum, etc. Utstiller er forpliktet til å følge arrangøren sine henvisninger for tilkobling av sitt utstyr.
  16. Skjenkebevilling: Hver enkelt bedrift må selv søke Tromsø kommune om skjenkebevilling. Om du ikke har bevilgning i fra tidligere, vil du som “førstegangssøker” bli pålagt å ta et kort kurs om Alkoholloven. Husk, det må også søkes om flytting ved eksisterende bevilling
  17. Arrangøren besørger vakthold med streifvakt under festivalperioden, men påtar seg ikke ansvar for utstilte varer, utstyr og tredjepersons eiendeler.
  18. Innkjøring/utkjøring (opprigging/nedrigging) skal foregå innenfor bestemte klokkeslett som vil bli annonsert i god tid før matfestivalen åpner. Vanligvis vil opprigging foregå inntil 3 timer før åpning og nedrigging inntil to timer etter at festivalområdet er stengt.
  19. Utstillere plikter å holde seg til anviste åpnings- og lukketider under hele festivalperioden.
  20. Når utstillingen er demontert skal standen etterlates fri for dekorasjoner, tape o.l. I tilfelle forsømmelser forbeholder arrangøren seg rett til å foreta nødvendig oppryddingsarbeid for utstillers regning.
  21. Arrangøren kan i ettertid ikke bli holdt ansvarlig for tredjeparts sine skader eller lignende. Det er utstiller som må skaffe de nødvendige forsikringer som trengs for utstillers virke på matfestivalen.
  22. Tvister om forståelse av inngått avtale mellom arrangør og utstillere avgjøres av en voldgiftsnemnd. Bestemmelse i lov om rettergangsmåte for tvistemål kapittel 32 om voldgift anvendes.
  23. Har virksomheten over 3G ( kr 270 204 ) i kontantomsetning plikter du å ha kassaapparat. Mer informasjon om krav til kassaapparat finner du på Altinn: https://www.altinn.no/no/Starte-og-drive-bedrift/Drive/Regnskap-ogrevisjon/Hva-er-bokforingsplikt/Kontantomsetning/
  24. Alle utstillere plikter å gi en omsetningsrapport til arrangør. Dette er viktig for å kunne dokumentere SMAK nordnorsk matfestivalen sin betydning for bransjen. Arrangør organiserer rapporteringen. Utstillere som ikke leverer omsetningsrapport vil ikke bli prioritert som utstiller påfølgende år. Manglende rapportering vil utløse et gebyr på kr 6 400 per 3 x 3 telt. Gebyret innføres med bakgrunn i at SMAK vil stå i fare for å miste/få reduksjon i offentlige tilskudd hvis vi ikke innfrir alle kravene knyttet til tilskuddene.
gnist - web som funkler